Ce document est fourni à titre informatif seulement et ne vise pas à fournir de conseils fiscaux ou juridiques, ni à remplacer les conseils des professionnels fiscaux et juridiques.
Pour toute entreprise qui rembourse fréquemment les employés pour des voyages liés au travail, le tarif de kilométrage de l’ARC est un outil essentiel. Il vous suffit de mentionner et d’appliquer le ou les tarifs appropriés pour votre région au nombre de kilomètres parcourus pour affaires, et vous disposez d’un moyen efficace et normalisé de calculer les remboursements.
Quel est le tarif de kilométrage de l’ARC?
Le taux de remboursement du kilométrage de l’ARC est l’allocation raisonnable établie par les autorités fiscales, dans ce cas-ci, pour aider les entreprises à calculer les frais de franchise par kilomètre pour la conduite professionnelle
Si une allocation ou un remboursement remis à un employé est basé uniquement sur le nombre de kilomètres parcourus pour les affaires conformément aux taux actuels de l’ARC, elle ne peut pas être imposable.
En revanche, fournir aux employés des remboursements de kilométrage à un taux supérieur ou inférieur aux taux de kilométrage prescrits par l’ARC pourrait faire en sorte que l’agence détermine que les remboursements n’étaient pas raisonnables et doivent donc être imposés.
L’ Agence du revenu du Canada fournit des étapes détaillées pour aider les entreprises à déterminer si une allocation ou un remboursement doit être traité comme un revenu pour l’employé et imposé en conséquence.
Comment le taux de kilométrage de l’ARC est-il déterminé?
L’allocation standard, par kilomètre établie par l’ARC, tient compte des coûts d’exploitation du véhicule, y compris des coûts fixes comme la dépréciation du véhicule, les primes d’assurance et l’immatriculation, ainsi que des coûts variables comme le carburant et l’entretien. Ces taux sont mis à jour chaque année pour tenir compte des fluctuations des prix dues à l'inflation ou à d'autres facteurs.
Tarifs de kilométrage actuels de l’ARC : 2025
L’ARC ajuste l’allocation de kilométrage au Canada chaque année, en indiquant le tarif au kilomètre prescrit considéré comme « raisonnable » pour les remboursements de kilométrage que les employeurs paient aux employés utilisant leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles.
Pour 2025, ces tarifs en dollars canadiens sont les suivants :
• 72 cents par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres de voyages d’affaires.
• 66 cents par kilomètre pour chaque kilomètre supplémentaire parcouru pour affaires après les 5 000 premiers kilomètres.
• 76 cents par kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres de voyages d’affaires dans les Territoires du Nord-Ouest, le Yukon et le Nunavut.
• 70 cents par kilomètre pour chaque kilomètre supplémentaire parcouru dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon et au Nunavut après les 5 000 premiers kilomètres.
Ces tarifs offrent une méthode normalisée et facile à utiliser pour calculer les coûts liés à l’utilisation du véhicule, ce qui aide à simplifier la gestion des dépenses de voyage pour les employeurs, les employés et d’autres
Calcul du kilométrage à l’aide du tarif de kilométrage au Canada
Le taux de remboursement du kilométrage de l’ARC est souvent utilisé par les entreprises pour déterminer le montant à rembourser aux employés pour les voyages d’affaires. Premièrement, déterminez quel tarif kilométrique de l’ARC s’applique en fonction de la succursale et du nombre total de kilomètres parcourus pour l’année à ce jour, puis utilisez le calcul de base comme suit :
Montant du remboursement = tarif kilométrique standard de l’ARC x kilomètres parcourus pour les affaires
Si le kilométrage annuel d’un employé dépasse 5 000 km au cours d’un voyage, il suffit de séparer la distance totale du voyage en kilomètres parcourus avant et après l’atteinte de la limite. Ensuite, en utilisant le tarif approprié pour chaque distance, calculez les deux remboursements et additionnez-les pour obtenir le montant total de l’indemnité pour le voyage.
Montant total du remboursement = (tarif kilométrique standard de l’ARC x kilomètres parcourus jusqu’à concurrence de 5 000 km) + (taux kilométrique de l’ARC pour les kilomètres de plus de 5 000 km x kilomètres parcourus à des fins professionnelles au-delà de 5 000 km)
L’utilisation des taux de kilométrage de l’ARC pour calculer les remboursements permet de s’assurer que les employés sont rémunérés, de manière objective et cohérente, pour aider à compenser les coûts liés à l’utilisation de leur véhicule personnel pour des activités professionnelles.
Comment faire le suivi des remboursements de kilométrage des employés pour assurer la conformité de l’ARC
L’agence de revenu peut demander une preuve de l’utilisation commerciale d’un véhicule personnel, il est donc important de conserver des dossiers méticuleux pour défendre les remboursements des employés aussi raisonnables et liés aux kilomètres réellement parcourus.
Pour ce faire, l’ARC indique que les employés doivent fournir à leur employeur des documents détaillés sur les voyages pour l’année. Il existe également plusieurs services tiers qui offrent des solutions technologiques de suivi du kilométrage qui peuvent être utilisées au lieu d’un registre manuel.
Bien que cela dépend de la situation, l’ARC recommande aux employés de fournir des reçus, un registre du kilométrage parcouru pour le travail pendant l’année ou un registre de chaque voyage d’affaires. Un registre détaillé peut comprendre :
• Lecture de l’odomètre au début de l’année en cours
• Dates de chaque voyage d’affaires
• Succursales de départ
• Destinations
• Objectif du voyage
• Total des kilomètres parcourus pour chaque voyage
• Lecture de l’odomètre à la fin de l’année en cours
Le taux de kilométrage de l’ARC varie-t-il d’un type de véhicule à l’autre?
À compter de 2025, le tarif kilométrique de l’ARC s’applique aux automobiles, que l’Agence du revenu du Canada définit généralement comme un véhicule à moteur « conçu ou adapté pour transporter des personnes sur les autoroutes et les rues » ayant une capacité maximale de 8 passagers, en plus d’un conducteur. Les véhicules d’intervention d’urgence, les taxis et les cordiaux sont quelques-unes des exceptions à la définition de « automobile », ainsi que les fourgonnettes et les camionnettes utilisées principalement pour générer des revenus en transportant des marchandises, de l’équipement ou des passagers.
Les entreprises sont-elles tenues de rembourser les employés pour l’utilisation d’un véhicule personnel?
Les employeurs ne sont pas tenus de rembourser leurs employés pour l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles et ne sont pas tenus de le faire aux tarifs de kilométrage de l’ARC. Toutefois, si une allocation est versée à un employé que l'ARC juge déraisonnable parce qu'elle est trop élevée ou trop faible, elle peut être considérée comme imposable.
Comment Enterprise et National peuvent vous aider
La gestion des frais de déplacement des employés peut être un défi, surtout si votre entreprise exige de fréquents voyages. Grâce au programme de location commerciale offert par Enterprise Rent-A-Car et National Car Rental, vous pouvez éviter les tracas liés au remboursement du kilométrage (les registres détaillés, les divers tarifs, etc..) et offrir à vos employés un véhicule de location propre et confortable pour les voyages d’affaires. De plus, il y a aussi un avantage sur le plan des coûts. Selon une analyse menée auprès de clients actuels d’Enterprise, les entreprises économisent souvent de l’argent lorsqu’elles choisissent une location commerciale plutôt que de rembourser le kilométrage, particulièrement pour les voyages de plus de 100 kilomètres.
« Nos clients de location commerciale paient 35¢ le kilomètre pour les locations comparativement au tarif kilométrique de l’ARC de 72¢. Cela représente des économies de plus de 50 % » , a déclaré Dusty Federko, vice-président adjoint du développement des PME chez Enterprise Mobility en 1. « Grâce à des tarifs concurrentiels offerts dans les succursales partout dans le monde, nos programmes de location commerciale aident à rendre les dépenses de voyage plus abordables. »