Mais quand est-il plus logique pour vos employés de louer un véhicule plutôt que de conduire leur propre véhicule et de recevoir un remboursement? Dans certaines situations, surtout pour les voyages plus longs ou fréquents, la location peut offrir une solution plus économique et plus efficace. Ce guide vous expliquera les éléments essentiels du remboursement du kilométrage, comment déterminer si une location est le meilleur choix et comment créer une politique qui profite à votre entreprise et à vos employés.
Pourquoi avez-vous besoin d’une politique d’entreprise de remboursement du kilométrage
Les politiques de remboursement du kilométrage ne sont pas que des outils administratifs. Ces politiques peuvent vous aider à gérer vos finances, à maintenir la transparence et à vous assurer que vos employés ne paient pas de poche pour les frais de déplacement liés à l’entreprise. Toutefois, dans les cas où l’utilisation d’un véhicule personnel devient plus coûteuse ou peu pratique, un véhicule de location peut offrir des avantages supplémentaires.
Avantages de l’établissement d’une politique de remboursement du kilométrage
Une politique de remboursement du kilométrage bien définie offre plusieurs avantages, notamment :
• Minimiser la confusion: Des lignes directrices clairement définies permettent aux employés de savoir quels voyages sont admissibles au remboursement et comment gérer les dépenses liées aux voyages, ce qui réduit l’ambiguïté et établit des attentes pour toutes les parties concernées.
• Assurer l’uniformité: établir un tarif de kilométrage fixe et un seuil maximal pour la distance parcourue lors du remboursement des déplacements des employés dans un véhicule personnel peut permettre une planification budgétaire plus précise et plus uniforme. L’établissement de telles normes facilite la prévision des frais de déplacement et peut aider à contrôler les coûts en dirigeant les employés vers des options de rechange, comme la location d’un véhicule, lorsque les distances plus longues font du remboursement du kilométrage le choix le moins rentable.
• Assurer la conformité juridique: Bien que la loi fédérale ne prévoie pas le remboursement du kilométrage, les taux de remboursement varient selon la province. Assurez-vous que votre police est conforme à la réglementation locale et consultez un conseiller juridique au besoin.
Quand devriez-vous envisager une location au lieu de rembourser le kilométrage?
Bien que le remboursement du kilométrage puisse convenir pour les courts voyages ou les voyages occasionnels, il y a des situations où la location d’un véhicule est plus rentable et avantageuse pour vos employés et votre entreprise. Voici quelques facteurs clés à prendre en considération pour décider si une location est la meilleure option :
• Durée du voyage: Pour les longs voyages, le remboursement du kilométrage pour les employés qui conduisent leur propre véhicule peut rapidement devenir coûteux. À un certain moment, une analyse des clients actuels d’Enterprise Business Rental fait en sorte que cela se situe à environ 100 kilomètres ou plus. La location d’un véhicule devient souvent le choix le plus économique.
• Fréquence des déplacements: Si vos employés voyagent fréquemment pour le travail, le remboursement au tarif de kilométrage professionnel standard pourrait ne pas suffire pour compenser l’usure accrue des véhicules personnels. Offrir une location dans de tels cas peut aider à protéger les travailleurs des coûts personnels non remboursables associés à tout entretien, service ou remplacement supplémentaire ou accéléré qui pourraient être nécessaires en raison d’une utilisation supplémentaire.
• Obligation de diligence: prioriser la sécurité des employés signifie réduire les risques, ce qui comprend les voyages d’affaires. Lorsque les employés conduisent des véhicules personnels pour des voyages d’affaires, les entreprises peuvent avoir peu ou pas de contrôle sur la sécurité, la fiabilité et l’état de leurs véhicules. En revanche, un partenariat avec un fournisseur de location comme Enterprise ou National peut aider à s’assurer que les membres de l’équipe sont pris en charge avec un véhicule récent bien entretenu.
• Perception de la marque et image d’entreprise: lors de voyages où les employés interagiront avec des clients potentiels, des clients ou des partenaires, et surtout dans les cas où on leur demanderait de leur offrir un véhicule, la voiture devient une représentation de la marque de leur employeur. Le choix d’une location peut aider à présenter une image professionnelle de l’entreprise.
• Exigences spéciales: Pour les voyages nécessitant des véhicules de capacité supérieure (p. ex., équipement de transport ou passagers multiples), le remboursement du kilométrage pour les véhicules personnels peut ne pas être une option. Un véhicule de location peut vous offrir la solution idéale pour vos besoins particuliers.
Avec Enterprise et National, les locations commerciales coûtent en moyenne 0,35 $ par kilomètre. Comparativement au tarif de kilométrage professionnel standard de l’ARC de 0,72 $ par kilomètre, ce qui représente une économie de plus de 50 %,1 rendant le choix de louer un véhicule facile.
Structurer la politique de remboursement du kilométrage de votre entreprise
1. Commencez par des lignes directrices claires
Votre politique doit comprendre une explication claire de son objectif, tout en fournissant des directives sur la possibilité de rembourser le kilométrage ainsi que toutes les restrictions qui s’appliquent.
2. Établir un taux de remboursement du kilométrage
Les entreprises peuvent rembourser le kilométrage de leurs employés à n’importe quel taux choisi, ou même pas du tout, à condition qu’elles soient conformes aux lois provinciales et fédérales. Toutefois, le tarif de kilométrage standard de l’ARC est couramment utilisé pour la simplicité et la cohérence qu’il offre. Que votre entreprise opte pour le tarif standard de l’ARC ou une autre méthode, le fait de décrire les détails de la politique de remboursement de votre entreprise peut aider à établir des attentes claires pour vos employés en déplacement
3. Décrivez les solutions de rechange au remboursement du kilométrage
Si vous ne pouvez pas offrir le remboursement du kilométrage ou si ce n’est pas le choix privilégié, il est également recommandé d’y répondre dans votre politique. Par exemple, si votre entreprise trouve plus économique d’offrir un véhicule de location pour des voyages sur une certaine distance, en fournissant ces conseils, ainsi qu’une comparaison des coûts et des instructions pour effectuer des réservations de location, peuvent aider à assurer la compréhension et la conformité des employés.
4. Préciser comment et quand soumettre les réclamations
Établir un processus simplifié pour que les employés puissent retourner les réclamations de kilométrage, y compris les échéances ou les exigences nécessaires pour la soumission. La communication claire des renseignements et des documents nécessaires, comme les détails du voyage (p. ex., date, destination et objectif) et les reçus détaillés, peut aider à assurer le respect de la politique tout en permettant un suivi précis et des remboursements en temps opportun.
5. Passez régulièrement en revue et mettez à jour la politique
au fur et à mesure que le marché change, il est important de tenir à jour votre politique de remboursement du kilométrage et de location de voyage. Des examens réguliers permettent de s'assurer que votre police demeure à jour et rentable.
En fin de compte
Il est impératif de créer une politique de remboursement du kilométrage claire et efficace pour toute entreprise qui effectue de fréquents voyages d’employés. Toutefois, il existe de nombreux cas où la location d’un véhicule au lieu de rembourser le kilométrage peut vous faire économiser de l’argent et offrir une meilleure expérience à vos employés.